Ah, productividad… ¿Quién no ha soñado en hacer más cosas en menos tiempo?
Si eres un estudiante de colegio o universitario, como yo, nuestro mayor deseo es obtener la mejor nota posible utilizando la menor cantidad de tiempo para proyectos o exámenes. Obvio que siempre vamos a querer ver Netflix, jugar videojuegos, rumbear y más importante aún, hacer absolutamente nada.
Si trabajas en oficina o en casa supongo también que tu mayor deseo es completar la máxima cantidad de tareas en el menor tiempo posible. Así como los estudiantes, deseas tiempo libre y también no excederte en tus horas laborales para llegar a casa y relajarte viendo Netflix, conversando con la familia, etc.
Hoy en día ser productivo es una de las habilidades más difíciles de desarrollar. Existen millones de distracciones que nos impiden ser productivos, tales como las redes sociales, el E-mail y algunas de las actividades mencionadas anteriormente. Estar altamente concentrados en una actividad sin distraernos se ha vuelto una leyenda de por sí.
En mi búsqueda, cuyo propósito es el de hacer que esta leyenda se vuelva realidad, me encontré con una famosa ley de productividad que nos puede ayudar, y de hecho me ha ayudado en ciertos momentos a ser más productivo y espero que te ayuden a ti también.
La ley de Parkinson
“Es una observación común que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización. Así, una anciana puede pasar todo el día escribiendo y enviando una postal a su sobrina en Bognor Regis. Una hora la dedicará para encontrar la postal, otra a buscar las gafas, media hora será necesaria para encontrar la dirección, una hora y cuarto la empleará en escribir la postal y veinte minutos para decidir si llevar paraguas para ir al buzón de la calle de al lado. La tarea, que para una persona ocupada supondría un esfuerzo de tres minutos, puede de esta manera dejar a otra persona postrada tras un día de duda, ansiedad y trabajo.”
Cyril Northcote Parkinson
¿Alguna vez te ha pasado que te dieron un plazo de un mes para realizar un ensayo o trabajo y lo hiciste la noche antes de la entrega? Ley de Parkinson. ¿Alguna vez te has levantado tarde y te has bañado, cambiado, desayunado y arreglado tu maletín en 15 minutos cuando normalmente te toma una hora? Ley de Parkinson.
Esta ley expresa que el trabajo se expandirá en proporción al tiempo asignado para la realización de éste. Si te dan una semana para hacer una presentación en PowerPoint, te tomará una semana hacerla. Si te dan un día para hacerla, pues sólo te tomará un día.
Esta ley fue inventada por Cyril Northcote Parkinson y fue el resultado de sus observaciones cuando trabajó en el Servicio Civil Británico.
Allí notó que cualquier tipo de trabajo diminuto aumentaba en complejidad para cubrir el tiempo asignado para su realización, ya que el tiempo de sobra creaba espacio para que la mente divagara y que ella creara nuevos problemas. Sin embargo, cuando el plazo era corto la tarea no sólo se realizaba más rápido, sino era más fácil de resolver.
Esta ley la encontré por primera vez en el libro The 4-Hour Workweek de Tim Ferris. El libro trata de estrategias para trabajar desde tu casa, automatizar tu vida y viajar mientras trabajas (¡oh, mi Dios!).
La ley de Parkinson es un arma de doble filo. Por un lado, es una de los grandes causantes de la procrastinación y por otro de la productividad, sólo si es usada a nuestro favor.
Como visto anteriormente, esto va a depender del plazo o la fecha tope de la tarea, ya que dictará el nivel de urgencia y concentración que le pongamos a una tarea. Entonces está claro, si deseamos ser más productivos necesitamos menos tiempo para realizar la tarea, creando más urgencia.
Antes de buscar estrategias que nos ayuden a generar urgencia y usar la ley a nuestro favor, tenemos que explorar dos aspectos que resumen su importancia, beneficios y por qué es tan efectiva.
Aspectos importantes de la ley de Parkinson
Reduce el peso psicológico de la tarea.
Cuando un trabajo o proyecto es asignado, significa que tenemos un problema que resolver. Ahora bien, cuando a esta tarea se le asigna un plazo muy extenso, así como la tarea se expande en el tiempo disponible, el problema también se expandirá.
Esto hace que la tarea se vuelva más difícil de realizar, psicológicamente hablando. En otras palabras, la tarea también aumenta en complejidad. Una pequeña tarea se puede convertir en un monstruo mental causando ansiedad y estrés. Sin embargo, cuando uno tiene poco tiempo a su disposición uno se enfoca en ejecutar y no hace de la tarea un peso psicológico más grande de lo que es.
Un ejemplo reciente es una carta motivacional que hice para entrar a la universidad. Tuve seis meses para hacerla y la terminé haciendo las últimas dos semanas antes de la fecha tope de entrega. Durante los seis meses de plazo tuve una agonía mental sobre qué iba decir, cómo y cuándo la haría; lo cual me causó mucha ansiedad. Hasta que el plazo se acercó, la urgencia prendió mis motores y ¡bum! la hice en tres horas.
Al reducir el tiempo de realización de la tarea se reduce el peso psicológico que trae consigo, ya que el enfoque cae en la ejecución y no en el pensar en la tarea sin hacer nada.
Aumenta tu tiempo libre.
Tiene sentido, si la usamos a nuestro favor, realizamos la tarea en menos tiempo. Como consecuencia tenemos más tiempo para hacer lo que queremos. Sin embargo, ¿Por qué funciona?
A medida que el plazo sea más corto o nos acerquemos a este, se genera un nivel de urgencia mayor. Al generarse un sentimiento de urgencia, se prenden nuestros motores y aumenta nuestra intensidad de concentración en la tarea ya que no queremos fallarla.
Por último, cuando toda nuestra atención está puesta en una tarea las probabilidades de hacerla más rápido son mayores ya que se convierte nuestra prioridad. Por ese motivo es posible escribir el ensayo una noche antes, aunque hayas tenido un mes de plazo.
Ahora bien, ya sabemos su importancia, cómo funciona y sus beneficios. Es hora de buscar estrategias que nos ayuden a usarla a nuestro favor.
Cómo ser más productivo con la ley de Parkinson
Como vimos anteriormente hay tres factores que se repiten constantemente y son aspectos importantes de la ley de Parkinson.
- El plazo
- La urgencia
- Intensidad de concentración
Los tips a continuación están enfocados en hackear esas tres áreas, para asegurarnos que la tarea se pueda realizar en menos tiempo o por lo menos intentarlo.
El plazo artificial urgente
Consiste en crear un plazo artificial y realista donde se realizará la tarea.
Recomendación: Hacer la tarea o proyecto en la mitad del tiempo otorgado o menos.
Ejemplos:
- Te dieron un plazo de un mes para un ensayo, hazlo en 15 días.
- Tienes 5 horas para limpiar tu casa, límpiala en 2 horas y media (sirve de maravilla).
Es posible y nos puede suceder, que a veces no terminaremos la tarea en este tiempo, ya que suelen ocurrir imprevistos. Cuando esto ocurra debemos alargar el plazo artificial pero no a su plazo original.
Muchas personas son muy responsables y sólo con colocarse un plazo artificial ya comienzan a ejecutar y terminan en el plazo artificial. Ellas saben generarse urgencia por sí mismos y saben cómo trabajar con mucha concentración, ya que son sumamente disciplinados en cumplir lo que se proponen. Si eres ese tipo de persona este tip bastaría, PERO….
En mi experiencia un plazo artificial solo no sirve. Me ha pasado que escribo el plazo artificial, pero aun así procrastino y lo dejo para último momento. He tenido que encontrar motivadores que me creen más urgencia y me fuercen a hacerla.
Motivadores artificiales
Consiste en crear situaciones externas que aumenten las probabilidades que la actividad sea realizada.
Existen dos tipos de motivadores externos que podemos crear para generarnos urgencia y sea posible realizar la tarea en el plazo artificial establecido.
La apuesta
Consiste en apostar una cantidad de dinero a un amigo o familiar, donde entre en juego el período de tiempo en que se realizará la tarea.
En el caso que no se cumpla, chaito dinerito. A mi parecer este motivador es más efectivo que recompensarse a uno mismo. Debido a que odiamos perder más de los que nos gusta ganar y especialmente dinero.
Lo he aplicado para la publicación de un artículo y lamentablemente perdí dinero contra mi mamá. Aposté que lo iba a publicar un martes y no lo logré, así que perdí la apuesta. Después, por cada día que no lo publicaba tenía que pagar lo mismo, pero felizmente logré publicarlo al día siguiente.
Este motivador artificial es muy efectivo. No sólo para este contexto, sino para formar hábitos. ¿Quieres ejercitarte, pero no quieres ir al gimnasio o te falta motivación? Apuesta. ¿Quieres leer 1 libro semanal, pero te falta motivación? Apuesta. ¿Quieres sacar arriba de 70 sobre 100 en tus exámenes? Apuesta. No apuestes más dinero en el casino, apuesta por mejores hábitos para una vida mejor.
La reputación
Consiste en anunciar abiertamente a tu grupo social el plazo o meta que nos hemos colocado.
¿Por qué es tan efectivo? Somos animales sociales. Odiamos que las personas vean en lo que hemos fallado por miedo a ser juzgados. Muchas de nuestras acciones están motivadas por el no quedar mal frente a las personas y por el miedo al rechazo.
Miles de años atrás el rechazo significaba salir del grupo y sobrevivir por sí solo; este miedo es algo instintivo. La buena noticia es que actualmente no es tan depresivo como miles de años atrás. No moriremos, pero sí nos duele ser juzgados aun así digamos que no nos importe.
Así que, si no cumples el plazo o la meta, tendrás que asumir las consecuencias de ser la persona que prometió y no lo hizo. Esto te traerá un peso psicológico y es doloroso para nuestra reputación.
Hasta ahora no lo he usado en este contexto. Sin embargo, actualmente lo estoy haciendo para una meta personal. El próximo año deseo correr un maratón (42,2 Km) y se lo estoy diciendo a todo el mundo, justamente para motivarme a entrenar y no quedar como un falso que habla mucho y no hace nada. ¡Deséenme suerte, muchachos! (Tengo miedo)
La presión social puede ser usada a nuestro favor en estos casos cuando se trata de cosas que nos pueden ayudar a superarnos o a cumplir plazos importantes. La tarea que debes hacer, bajar de peso, hacer una competencia, etc. Sin embargo, no estoy sugiriendo que complazcas a las demás personas ni que dejes de ser tu mismo por miedo a que te juzguen. Es canalizar esa presión y miedo social a algo bueno; a algo que nos haga crecer.
La técnica de Pomodoro
Trabaja o estudia con un cronómetro por 25 minutos y descansa 5 minutos. Después de 4 repeticiones toma un descanso de 15 o 20 minutos. Repite.
Sé lo que estás pensando “Qué manera tan inútil de trabajar o estudiar” “Son demasiados descansos”, déjenme decirles: Es la mejor creación después del pan con nutella.
Esta técnica es la definición de intensidad de concentración. Ya que estas trabajando o estudiando en contratiempo, te fuerzas por lograr hacer o aprender todo lo posible en este tiempo.
Es como la ley de Parkinson, ya que te estás dando 25 minutos para cumplir lo máximo que puedas teniendo un plazo más corto. Esta intensidad no sólo te ayuda a aprender o estudiar más rápido, sino te ayuda a olvidarte de las distracciones a tu alrededor hasta que llegues al descanso.
Esta técnica sirve mucho para varios contextos, pero puede que se dificulte para algunos. Si trabajas me imagino que tendrás conferencias e interrupciones durante el día; sin embargo, si dispones de tiempo para ti mismo, recomendaría usarla y experimentar.
En caso que aun así sigas experimentando problemas para comenzar a trabajar en la tarea, recomiendo que utilices la técnica de la intención de implementación; la cual expliqué en el artículo titulado: Dos pasos comprobados para dejar de procrastinar. Te ayudará a comenzar la tarea para que puedas llevar a cabo las recomendaciones mencionadas anteriormente.
En resumen,
- La ley de Parkinson establece que el trabajo se expandirá en proporción al tiempo disponible para que ésta se termine.
- Mientras más alejado sea el plazo aumentará el estrés relacionado con la actividad y la procrastinación.
- Esta ley es una de las grandes causantes de la procrastinación, así como de la productividad; ya que depende del plazo y la urgencia que sentimos.
- Aspectos importantes de la ley de Parkinson:
- Reduce el peso psicológico: Al reducir el tiempo de realización de la tarea se reduce el peso psicológico que ésta trae, ya que el enfoque cae en la ejecución de la misma y no en pensar en la tarea sin hacer nada.
- Aumenta tu tiempo libre: Debido a la intensidad de concentración originada por el plazo corto y la urgencia, podemos hacer la tarea más rápido ya que se vuelve nuestra prioridad. De esta manera, tendremos más tiempo libre.
- Cómo ser más productivos usando la ley de Parkinson:
- Plazo artificial urgente: Crea un plazo artificial y realista para ejecutar la tarea. Este plazo debe ser menor que el original. Recomendación: hacer la tarea o proyecto en la mitad del tiempo otorgado.
- Motivadores artificiales: Crear situaciones externas que aumenten las probabilidades para que la actividad sea realizada. Ejemplos:
- La apuesta: Apuesta dinero con un amigo o familiar a que terminarás a tiempo, sino cumples pierdes.
- La reputación: Anuncia a tu grupo social el plazo o la meta planteada. Quedar bien frente a los demás te empujará a que realices la tarea.
- La técnica de Pomodoro: Trabaja o estudia con un cronómetro por 25 minutos y descansa 5 minutos. Después de 4 repeticiones toma un descanso de 15 o 20 minutos. Repite.
Fuentes
Boogaard, K. Take it From Someone Who Hates Productivity Hacks—the Pomodoro Technique Actually Works. The Muse. Recuperado de: https://www.themuse.com/advice/take-it-from-someone-who-hates-productivity-hacksthe-pomodoro-technique-actually-works
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La Ley de Parkinson. Gestión de Proyectos Master, 26 de junio del 2017. Recuperado de: http://gestiondeproyectos-master.com/la-ley-de-parkinson/
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